Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word dengan Mudah!

Sebelum memilai cara membuat garis kop surat, kamu perlu membuat sketsa dan draft terlebih dahulu. Catat data apa saja yang harus tercantum dalam kop. Biasanya ada logo, nama perusahaan, alamat kantor, email, nomor telepon, dan tagline.

Selain itu, tentukan warna dominan yang akan digunakan dalam kop surat. Usahakan jangan menggunakan terlalu banyak warna. Dua warna saja cukup, belum termasuk logo.

Gunakan kertas asli dengan ukuran standar A4 atau folio, tergantung preferensi perusahaan. Dengan pakai kertas ukuran sebenarnya, kamu bisa menghitung lebar dan tinggi kop surat. Tentukan apakah kamu akan membuat kop untuk bagian header dan footer juga. Hitung baik-baik dan pastikan data pentingnya tak terlewat.

Baca juga: Cara Mengubah Word ke PDF dalam Hitungan Detik

Mulai membuat kop surat di Word

Setelah membuat draft kop surat, ikuti langkah mudah untuk cara membuat kop surat di Word 2007, 2010, dan cara membuat kop surat di Word ke atas.

• Usai membuka aplikasi Microsoft Word, langsung simpan file baru ini sebagai template. Namai dengan judul yang mudah dicari sewaktu-waktu. Perhatikan letak penyimpanan di folder yang mudah diakses
• Ubah format file-nya menjadi Word Template. Tinggal klik kolom di bawah nama judul, beberapa pilihan format file akan muncul
• Kembali ke file Word yang sudah kamu buka. Pergi ke menu Insert, kemudian Header. Pilih yang tipe Blank. Kamu pun akan memiliki satu header kosong di halaman yang sedang kamu buka dan siap diedit
• Kamu bisa mulai memasukkan data yang akan tertulis dalam kop. Seperti alamat kantor, email, dan lain sebagainya. Agar lebih mudah dipindahkan, kamu bisa menggunakan Text Box dan mulai menulis. Caranya pergi dulu ke menu Insert kemudian pilih Text Box
• Saatnya memasukan logo perusahaan atau organisasi. Gunakan Text Box lagi agar kamu lebih mudah memindahkannya nanti. Pastikan gambar logo sudah dalam format .png dan background transparan
• Silakan tata dengan sesuai kehendak hati. Kamu bisa memperbesar ukuran header jika diperlukan dengan menggeser garis pembatas pada Ruler yang ada di tepi kiri dan tepi atas dokumen Word kamu. Jika tidak bisa menemukannya, pergi ke menu View dan cari kotak Ruler. Centang kotak putihnya dan garis pemandumu akan langsung muncul
• Kamu bisa pula menambahkan elemen lain seperti garis pemisah yang biasanya ditemukan di kop surat. Cara membuat garis kop surat juga sangat mudah. Tetap gunakan menu Insert dan pilih Shapes. Cari gambar garis dan langsung letakkan di tempat yang dikehendaki
• Jika ingin mengedit bagian footer-nya. Keluar dari menu header dengan mengklik beberapa kali bagian tengah halaman di luar wilayah header. Klik menu Insert dan cari tombol Footer. Silakan edit sesuai dengan selera dan kebutuhan
• Cek semua penulisannya, siapa tahu ada typo atau jarak yang tak pas. Coba lakukan test print untuk melihat apakah margin sudah benar dan sesuai dengan keinginanmu.

Cara membuat kop surat di Word 2010 di atas terbilang mudah sekali, bukan? Tinggal klik dan mengetik data, langsung selesai.

Baca juga: Cara Membuat Daftar Isi di Word

Memanfaatkan template kop surat yang sudah ada di Word

Selain membuat sendiri dari nol, kamu bisa mengikuti cara membuat kop surat di Word 2013 menggunakan template yang sudah disediakan. Berikut cara bikin kop surat keren.

• Setelah program Word terbuka, pergilah ke menu File, lalu New
• Di sana, kamu akan menemukan beberapa pilihan template atau format. Klik pada pilihan Letters. Beberapa format dan template kop surat akan muncul
• Klik template kop surat yang paling mirip dengan selera atau bayanganmu. Unduh file-nya dan kamu pun bisa melakukan proses editing. Tambahkan logo, ganti data-datanya dan hapus contoh format surat yang tertera

Dengen metode dan cara membuat garis kop surat di Word, tugasmu selesai. Kamu sudah punya template kop surat kosong yang siap diisi dengan surat yang akan kamu tulis dan kirim ke klien.

Baca juga: Cara Print Bolak-Balik di Word, Power Point, dan PDF

Memasukan desain kop surat yang sudah jadi ke dalam Word

Lain halnya jika kamu sudah memiliki desain kop surat yang sudah dibuat di aplikasi visual lain seperti Corel atau Adobe. Kamu perlu mengimpornya ke dalam program Word dengan cara berikut.

• Sebelum memulai cara membuat kop surat di Corel atau Adobe, pastikan sudah memilih format warna CMYK untuk pertimbangan pencetakan. Setelah jadi, simpan dalam format .png dengan resolusi tertinggi yaitu 300 dpi. Pastikan pula, background-nya transparan
• Pisahkan antara header dan footer agar lebih mudah mengedit nantinya
• Buka aplikasi Word kamu dan buat dokumen kosong
• Pergi ke menu Layout kemudian Margins. Ubah margin ke angka 0 semua. Jika muncul notifikasi kesalahan dan aplikasi meminta pembenaran, klik OK. Biasanya margin akan berubah sedikit ke angka 0,12
• Keluar ke bagian dokumen utama. Pastikan wilayah header sudah aktif, siap diedit
• Pergi ke menu Insert - Pictures dan pilih desain template kop surat yang sudah dibuat
• Jika sudah pergi ke menu footer, dengan mengklik pada bagian bawah dokumen beberapa kali, hingga footer aktif. Lakukan langkah serupa dengan memasukan gambar atau template footer. Lewat menu Insert - Pictures

Kamu sudah punya header dan footer yang akan langsung otomatis termakhtub di setiap halaman yang kamu buat di dokumen tersebut. Walau mengikuti cara membuat kop surat di Word 2013, tetap mudah dipraktikkan, bukan?

Baca juga: Cara Membuat Halaman di Word yang Praktis

Mencetak kop surat masal untuk stok di kantor

Terkadang, malas juga kalau harus membuka file kop surat setiap waktu saat hendak melakukan korespondensi resmi. Coba cetak massal saja ke percetakan dan gunakan sewaktu-waktu kamu membutuhkannya. Berikut cara membuat kop surat massal termudah.

• Buka file template kop surat di Word
• Kemudian pergi ke menu File - Export.Di sana kamu akan menemukan pilihan Create PDF/XPS. Klik kotak tersebut dan kamu pun akan memiliki file PDF kop surat perusahaan atau organisasi yang siap kamu kirim ke percetakan untuk dicetak dalam jumlah banyak
• Saat sudah jadi, kamu bisa langsung menggunakannya untuk mencetak surat atau undangan. Hal ini bisa jadi antisipasi jika tinta printer kantormu habis atau hanya bisa mencetak warna hitam saja
• Pastikan kamu sudah mengatur margin isi suratmu sesuai dengan ukuran lebar dan tinggi kop surat

Baca juga: Cara Menghilangkan Garis Merah di Word

Menggunakan kop surat bikinanmu untuk dikirim via email

Selain dalam bentuk cetak, surat atau undangan biasanya juga akan dikirimkan dalam bentuk soft file melalui attachment email. Kalau begitu, kamu tidak bisa menyimpannya dalam bentuk file Word mentah atau yang biasa dikenal dengan format doc atau docx. Lebih baik kamu menyimpannya dalam bentuk pdf saja karena lebih compact.

Cara membuat kop surat di file PDF tidak bisa diedit sembarangan. Ia juga tidak akan berubah format jika dibuka di PC tertentu, terutama jika seri Word atau operation system-nya berbeda. Ingat hal ini sebelum mengirim soft file sebuah surat dalam bentuk attachment email. Cara detilnya sama dengan poin sebelumnya. Kamu tinggal pergi ke menu File - Export - Create PDF/XPS.